Personalkosten im Hotel senken – smart und digital

Warum Personalkosten in Hotels zum Problem werden

Personalkosten im Hotel senken – für viele Hotelbetreiber in Deutschland ist das längst keine Option mehr, sondern eine wirtschaftliche Notwendigkeit. Denn die Personalkosten machen in der Hotellerie zwischen 30 und 45 Prozent der gesamten Betriebskosten aus. Sie sind damit der größte Einzelposten im laufenden Betrieb. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an den Gästeservice, während qualifizierte Fachkräfte immer schwerer zu finden sind.

Die Kostentreiber sind vielfältig und wirken oft gleichzeitig:

• Steigende Mindestlöhne: Der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland erhöht sich regelmäßig und treibt die Grundkosten für jede besetzte Schicht nach oben.

• Zuschläge für Nacht- und Wochenenddienste: Gerade an der Rezeption fallen teure Spät-, Nacht- und Feiertagsschichten an, die den Personalaufwand überproportional belasten.

• Hohe Fluktuation und Einarbeitungskosten: Neue Mitarbeitende müssen eingearbeitet werden – das kostet Zeit, Geld und bindet erfahrene Teammitglieder.

• Zeitarbeit in Stoßzeiten: Wenn Stellen unbesetzt bleiben, greifen Hotels auf teure Aushilfen oder Zeitarbeitsfirmen zurück, die die Kosten zusätzlich in die Höhe treiben.

Der Fachkräftemangel verschärft die Situation dramatisch. Laut DEHOGA fehlen in der deutschen Hotellerie zehntausende Fachkräfte. Offene Stellen an der Rezeption bleiben wochen- oder monatelang unbesetzt. Hotels, die ihre Kostenstruktur nicht aktiv anpassen, verlieren in Zeiten steigender Energiekosten und Inflation spürbar an Profitabilität.

Digitale Rezeption: So senken Sie Personalkosten nachhaltig

Die Lösung liegt nicht im Verzicht auf Service, sondern in der intelligenten Kombination aus Technologie und echten Menschen. Während reine Softwarelösungen Gäste vor einen Kiosk stellen, geht b_smart einen anderen Weg. Das Unternehmen bietet eine Remote-Rezeption mit echten Gastgebern, die per Video, Chat und Telefon erreichbar sind – rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr. Ihre Gäste erleben persönlichen Service, Ihr Hotel spart den Großteil der Personalkosten vor Ort.

Wie die digitale Rezeption funktioniert

Der Ablauf ist klar strukturiert und für Gäste wie für Ihr Team unkompliziert:

1. Vor der Anreise: Gäste erhalten alle Check-in-Daten digital. Der Self-Service-Check-in erfolgt bequem per Smartphone oder am Terminal im Hotel. Die digitale Meldescheinerfassung ist dabei vollständig abgedeckt – konform mit den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland.

2. Während des Aufenthalts: Das Remote-Rezeptionsteam von b_smart übernimmt die vollständige Gästebetreuung – von der Schlüsselübergabe über Auskünfte zu lokalen Empfehlungen bis hin zur Bearbeitung individueller Wünsche. Gäste erreichen echte Gastgeber per Video, Chat oder Telefon.

3. Bei der Abreise: Check-out, Rechnungsstellung und Feedbackprozesse laufen digital. Ihr Vor-Ort-Team kann sich auf Housekeeping und Gästekomfort konzentrieren, statt an der Rezeption gebunden zu sein.

Mehr als Software: Ein Managed Service für Ihr Hotel

b_smart ist kein Softwareentwickler. Das Unternehmen bündelt kommerziell verfügbare Systeme zu einem smarten Ökosystem und ergänzt sie mit einem professionellen Remote-Rezeptionsteam. Das unterscheidet den Ansatz grundlegend von reinen Kiosk- oder Automatisierungslösungen, die Gäste ohne menschliche Unterstützung lassen.

Der White-Label-Ansatz sorgt dafür, dass Ihr Hotel seine eigene Marke behält. Gäste merken nicht, dass die Rezeption ausgelagert ist – sie erleben unkomplizierten, persönlichen Service unter Ihrem Namen. Gleichzeitig werden Ihre Mitarbeitenden vor Ort von repetitiven Routineaufgaben entlastet. Sie können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, die den Aufenthalt Ihrer Gäste wirklich bereichern.

Ihre Vorteile: Warum Hotels mit b_smart profitabler arbeiten

• Personalkosten um bis zu 50 % reduzieren: Kein Nachtdienst, keine Wochenend-Rezeptionsschichten, keine Zeitarbeit in der Nebensaison. Das Remote-Rezeptionsteam von b_smart übernimmt alle Rezeptionsaufgaben – skalierbar nach Bedarf. So senken Sie Ihren Personalaufwand spürbar und planbar.

• 24/7-Gästeservice ohne Nachtschicht: Ihre Gäste werden rund um die Uhr betreut – auch bei Spätanreisen um 2 Uhr nachts. Ein professionelles Team ist immer erreichbar, ohne dass Sie Nachtpersonal vorhalten müssen. Das spart Kosten und verbessert gleichzeitig die Erreichbarkeit.

• Skalierbarkeit für jede Hotelgröße: Ob Stadthotel mit 30 Zimmern oder Apartmenthaus mit 120 Einheiten – die Lösung von b_smart passt sich flexibel an Ihre Auslastung an. Sie zahlen nur, was Sie tatsächlich brauchen. Fixkosten werden zu variablen Kosten.

• Gästezufriedenheit bleibt hoch: Digitalisierung heißt nicht unpersönlich. Gäste schätzen den schnellen, unkomplizierten Check-in-Prozess und den direkten Kontakt zu echten Gastgebern. Die Kombination aus Self-Service und persönlichem Remote-Service erzeugt ein positives Gästeerlebnis. Studien zeigen, dass Wartezeiten der größte Unzufriedenheitsfaktor an der Rezeption sind – genau hier setzt die digitale Rezeption an.

Erfahrung, der Sie vertrauen können

b_smart wurde 2020 in Liechtenstein gegründet und hat den Managed-Service-Ansatz an den eigenen Hotels entwickelt und erprobt – bevor er als White-Label-Lösung für externe Hotelbetreiber angeboten wurde. Heute steht b_smart – profitable, digitale und herzliche Hospitality für ein Netzwerk aus 26 Hotels in drei Ländern. Der Ansatz ist praxiserprobt, partnerschaftlich und auf Profitabilität ausgerichtet.

• 26 Hotels im eigenen Netzwerk

• 3 Länder: Schweiz, Liechtenstein, Österreich

• 24/7-Remote-Rezeption im täglichen Echtbetrieb

• über 70 Partnerbetriebe, die dieses Modell bereits erfolgreich einsetzen

• Seit 2020 gewachsene Expertise in digitaler Hospitality

• Bereit für den deutschen Markt – mit Kenntnis lokaler Anforderungen wie der digitalen Meldescheinpflicht

In drei Schritten zur digitalen Rezeption in Ihrem Hotel

Der Weg zur digitalen Rezeption ist klar, partnerschaftlich und unkompliziert:

1. Schritt 1 – Bedarfsanalyse: Sie sprechen mit dem b_smart-Team über Ihre Hotelstruktur, Auslastung und aktuelle Personalkosten. Gemeinsam identifizieren Sie das individuelle Einsparpotenzial für Ihr Haus. Diese Analyse ist der Ausgangspunkt für eine maßgeschneiderte Lösung.

2. Schritt 2 – Integration: b_smart konfiguriert das System passend zu Ihrem bestehenden Setup. Die digitale Rezeption wird als White-Label-Lösung in Ihre Marke eingebettet. Die Umstellung dauert in der Regel wenige Wochen und erfolgt ohne Betriebsunterbrechung.

3. Schritt 3 – Live-Betrieb: Das Remote-Rezeptionsteam übernimmt. Ihre Gäste werden ab dem ersten Tag professionell betreut. Sie behalten jederzeit die volle Transparenz über alle Prozesse und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Gäste und Ihr Geschäft.

Der gesamte Prozess ist partnerschaftlich, unkompliziert und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Ob Sie Betriebskosten im Hotel optimieren, den Fachkräftemangel lösen oder Ihre Rezeption automatisieren möchten – b_smart begleitet Sie Schritt für Schritt.